按照香港税务条例第51C条的要求，每间香港有限公司须将业务交易记录保存至少七年，以方便当税局有需要时，可以进行查核。税务局曾表明过，纳税人可以将原本文件的图像保存在只读光盘或只读型数码多功能光盘中，而不把原本文件本身保存，不过有关做法是有条件性。包括有关的电子记录内的信息，仍然可供日后参阅用途，而这些电子记录以原来产生、发出或接收时的规格保留，又或者是以另一种规格保留，但必须具有可准确表达原来产生、发出或接收的信息的显示能力。

当然，最重要的是，电子数据需要保留了如何找出电子记录的来源、接收终点、发出或接收日期及发出或接收时间的相关信息，以方便供税务局查阅。

或者有人会问，有些公司（如超市或连锁店等）本身的数据已经是电子化的，是否又有其他处理方式呢？事实上，如果本身已经是电子记录，则无须转换成纸张格式，再扫描在只读光盘或只读型数码多功能光盘内。这些记录可以直接储存在只读光盘或只读型数码多功能光盘内。